由于您的組織旨在留住頂尖人才和高價(jià)值客戶，因此您需要不斷為這兩個(gè)團(tuán)隊(duì)提供一流的體驗(yàn)。

就客戶而言，它可以實(shí)時(shí)解決他們的問(wèn)題和疑慮，并以深思熟慮、可操作的洞察力主動(dòng)與他們聯(lián)系；而且，對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，它可以消除在日常工作中執(zhí)行手動(dòng)任務(wù)的需要，并為他們提供快速、輕松的應(yīng)用程序和設(shè)備。

為了提供這些體驗(yàn)并超越這些體驗(yàn)，您可以在核心客戶和員工流程中構(gòu)建工作流自動(dòng)化。

您可以構(gòu)建哪些類型的自動(dòng)化？它們究竟如何使您的員工和客戶受益？

我們將解決這兩個(gè)問(wèn)題，讓我們從工作流自動(dòng)化的定義開始。

什么是工作流自動(dòng)化？

工作流自動(dòng)化是一種端到端簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化類型。若要實(shí)現(xiàn)它，需要使用觸發(fā)器事件，一旦滿足該事件，就會(huì)在應(yīng)用、數(shù)據(jù)和團(tuán)隊(duì)中執(zhí)行一組特定的操作。

工作流自動(dòng)化可以應(yīng)用于跨職能的各種流程：

財(cái)務(wù)： 報(bào)價(jià)到現(xiàn)金、采購(gòu)到付款、工資單、現(xiàn)金對(duì)賬

人力： 招聘、入職、離職、日常審批

銷售： 潛在客戶路由、智能勘探、報(bào)價(jià)審批

其他：事件管理、許可證管理、服務(wù)臺(tái)

為了讓您更好地了解工作流自動(dòng)化在實(shí)踐中的表現(xiàn)，我們接下來(lái)將介紹一些用例。

工作流自動(dòng)化示例

以下是分別適用于人力資源、IT 和客戶成功團(tuán)隊(duì)的 3 種流程自動(dòng)化。

1. 簡(jiǎn)化員工入職工作流程

一旦候選人簽署了他們的錄取通知書，您的團(tuán)隊(duì)就應(yīng)該盡快采取行動(dòng)，在您最關(guān)鍵的應(yīng)用程序中設(shè)置他們的個(gè)人資料，并安排他們?cè)诘谝惶焓盏降臍g迎電子郵件。

①在招聘應(yīng)用程序中將候選人標(biāo)記為已錄用后，將觸發(fā)工作流。

②新員工的個(gè)人資料在您的 HRIS 等平臺(tái)中創(chuàng)建。

③發(fā)送可定制的歡迎電子郵件。

④在 ITSM 平臺(tái)中創(chuàng)建工單，該平臺(tái)跟蹤新員工的所有入職任務(wù)。

一旦你把這一點(diǎn)落實(shí)到位，你就為幫助新員工感到受歡迎以及有能力開始工作奠定了基礎(chǔ)。

2. 自動(dòng)化您的服務(wù)臺(tái)

無(wú)論員工是新入職還是已經(jīng)擔(dān)任該職位數(shù)年，他們都會(huì)發(fā)現(xiàn)自己在尋找各種問(wèn)題的答案。

您可以通過(guò)為服務(wù)臺(tái)實(shí)施以下工作流自動(dòng)化來(lái)幫助他們搜索和發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題的答案：

①在其業(yè)務(wù)通信平臺(tái)中使用聊天機(jī)器人，員工輸入與其問(wèn)題和問(wèn)題類別相關(guān)的特定關(guān)鍵字（這些類別是從您的 ITSM 平臺(tái)中提取的）。

②一旦員工點(diǎn)擊“應(yīng)用過(guò)濾器”，聊天機(jī)器人就會(huì)對(duì) ITSM 平臺(tái)進(jìn)行 API 調(diào)用，并確定最能滿足員工請(qǐng)求的特定支持文章。

③聊天機(jī)器人通過(guò)提供指向其找到的文章的鏈接來(lái)響應(yīng)業(yè)務(wù)通信平臺(tái)中的員工。

注意：第 2 步和第 3 步是實(shí)時(shí)進(jìn)行的。

從那里，員工可以梳理文章，并在幾分鐘內(nèi)找到他們正在尋找的答案。

3. 快速跟蹤識(shí)別有流失風(fēng)險(xiǎn)的客戶的過(guò)程

您的客戶成功經(jīng)理 （CSM） 可能很難確定哪些客戶沒(méi)有充分發(fā)揮您的產(chǎn)品的潛力，尤其是當(dāng)他們管理多個(gè)客戶時(shí)。

為了幫助他們發(fā)現(xiàn)哪些客戶在任何時(shí)間點(diǎn)最需要支持，您可以設(shè)置一個(gè)工作流自動(dòng)化來(lái)監(jiān)控客戶的產(chǎn)品使用數(shù)據(jù)。一旦給定客戶的使用量低于特定閾值，聊天機(jī)器人就會(huì)通知相應(yīng)的 CSM（通過(guò)您的業(yè)務(wù)通信平臺(tái)）。

下面是一個(gè)更具體的例子：

1. 一旦客戶的產(chǎn)品使用水平低于預(yù)定水平，工作流程就會(huì)被觸發(fā)。

2. 企業(yè)聊天機(jī)器人梳理現(xiàn)有系統(tǒng)（如您的 CRM 和營(yíng)銷自動(dòng)化平臺(tái)）中的客戶信息，并檢索它能找到的任何相關(guān)信息。

3. 聊天機(jī)器人使用它發(fā)現(xiàn)的所有信息，在文檔中創(chuàng)建有關(guān)客戶的報(bào)告。然后，它通過(guò)您的業(yè)務(wù)通信平臺(tái)與相應(yīng)的客戶成功經(jīng)理共享此報(bào)告。

注意：所有這些都是實(shí)時(shí)完成的。

雖然它不是靈丹妙藥，但使用產(chǎn)品使用數(shù)據(jù)來(lái)推動(dòng)您的自動(dòng)化可以大大幫助您的 CSM 智能有效地支持客戶。隨著時(shí)間的流逝，這有望轉(zhuǎn)化為更高的客戶保留率。

工作流程自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)

這些示例已經(jīng)讓您了解了工作流自動(dòng)化提供的具體優(yōu)勢(shì)。但在更廣泛的層面上，它們可以通過(guò)以下方式為您的員工和客戶創(chuàng)造價(jià)值。

員工可以對(duì)您的組織產(chǎn)生更大的影響

通過(guò)讓您的員工避免許多常規(guī)的手動(dòng)任務(wù)，他們可以將更多的時(shí)間和精力投入到戰(zhàn)略性的關(guān)鍵工作上。

這不僅有利于您的同事，因?yàn)樗麄兛梢詧?zhí)行更具策略性的工作，而且還有助于您的組織，因?yàn)榫礃I(yè)度較高的員工對(duì)您的組織更有價(jià)值。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)缺勤率、離職率、生產(chǎn)力、公司盈利能力以及其他重要指標(biāo)，員工敬業(yè)度排名前四分之一的員工明顯優(yōu)于排名靠后的員工。

可以避免代價(jià)高昂的錯(cuò)誤

員工不僅不喜歡手動(dòng)任務(wù)，而且在執(zhí)行這些任務(wù)時(shí)也可能會(huì)犯錯(cuò)誤。

在重要業(yè)務(wù)流程的上下文中，后果可能是嚴(yán)重的：

新員工可能無(wú)法收到正確應(yīng)用集的預(yù)配員工離職后可以保留對(duì)組織設(shè)備和應(yīng)用的訪問(wèn)權(quán)限入站，潛在客戶可能會(huì)被分配給錯(cuò)誤的銷售代表，從而阻止?jié)撛诳蛻艏皶r(shí)收到響應(yīng)對(duì)客戶或員工產(chǎn)生負(fù)面影響的事件可能會(huì)落空。

工作流自動(dòng)化可以確保不會(huì)發(fā)生這些問(wèn)題。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這應(yīng)該讓您的團(tuán)隊(duì)高枕無(wú)憂，并顯著提高組織的安全性和性能。

它可以輕松實(shí)施

設(shè)置工作流自動(dòng)化的過(guò)程可以在單個(gè)平臺(tái)上完成，并且不需要編寫任何代碼。這提供了幾個(gè)主要好處：

1. 非技術(shù)人員可以自行實(shí)施工作流程自動(dòng)化 

這樣可以使您的組織免于處理集成和自動(dòng)化積壓工作，這些積壓工作會(huì)使低效的流程持續(xù)存在。此外，由于非技術(shù)員工更接近他們的流程并更好地了解他們的工作方式，他們將能夠以更適合他們需求的方式構(gòu)建工作流程自動(dòng)化。

2.您可以節(jié)省大量資金

您不再需要投資一個(gè)可以集成您的應(yīng)用程序的平臺(tái)，也不需要投資另一個(gè)可以自動(dòng)化它們之間的工作流程的平臺(tái)。這一點(diǎn)，再加上您不必雇用或培訓(xùn)具有技術(shù)背景的員工來(lái)管理每個(gè)工具，使您的組織可以節(jié)省大量資金。

如何實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化 

既然您已經(jīng)了解了工作流程自動(dòng)化的工作原理及其好處，那么您可能會(huì)問(wèn)的下一個(gè)問(wèn)題是您將如何追求自動(dòng)化機(jī)會(huì)。

為了幫助指導(dǎo)您完成此過(guò)程，以下是一些注意事項(xiàng)：

1. 搜索容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤的突出的、手動(dòng)密集型的工作流程

以下是一些可以幫助描繪畫面的例子：

您的大多數(shù)員工都會(huì)提交費(fèi)用，許多人必須審查和批準(zhǔn)這些費(fèi)用。手動(dòng)完成，許多不應(yīng)該被批準(zhǔn)的費(fèi)用可能會(huì)從裂縫中溜走，從而浪費(fèi)您的業(yè)務(wù)資金。

快速匹配到合適的銷售對(duì)于完成交易至關(guān)重要。但是，手動(dòng)決定將潛在客戶發(fā)送給哪個(gè)銷售，然后自己將銷售線索發(fā)送給他們，可能會(huì)產(chǎn)生各種負(fù)面后果——從錯(cuò)誤的銷售收到銷售線索到適當(dāng)?shù)匿N售在為時(shí)已晚時(shí)收到銷售線索。分析客戶的調(diào)查回復(fù)并決定標(biāo)記哪些和忽略哪些幾乎不可能手動(dòng)執(zhí)行。

許多需要回復(fù)的客戶將被忽略，而其他客戶的回復(fù)可能會(huì)被轉(zhuǎn)發(fā)給錯(cuò)誤的利益相關(guān)者，從而延遲團(tuán)隊(duì)的回復(fù)。

2. 構(gòu)建自動(dòng)化給定流程的案例

你有很多杠桿可以從中拉出：

時(shí)間：您的團(tuán)隊(duì)成員為給定的工作流花費(fèi)多少小時(shí)、天數(shù)、數(shù)周等執(zhí)行手動(dòng)任務(wù)？如果這個(gè)數(shù)字脫穎而出，自動(dòng)化為您的團(tuán)隊(duì)節(jié)省時(shí)間的能力可能會(huì)非常引人注目。

員工體驗(yàn)：通過(guò)自動(dòng)化工作流程，您的團(tuán)隊(duì)可以避免執(zhí)行哪些類型的不愉快、乏味的任務(wù)（有利于更愉快的工作）？這可能包括數(shù)據(jù)輸入、應(yīng)用程序跳轉(zhuǎn)、跟進(jìn)等。

客戶體驗(yàn)：一旦流程自動(dòng)化到位，客戶如何受益？這可以是任何事情，從更快地解決他們的問(wèn)題到他們收到主動(dòng)、及時(shí)的反饋。

業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)： 

雖然很難預(yù)測(cè)，但您可以嘗試估計(jì)您預(yù)計(jì)會(huì)完成多少額外交易，或者您能夠在多大程度上防止客戶流失。

3. 規(guī)劃自動(dòng)化如何在您的應(yīng)用、數(shù)據(jù)和團(tuán)隊(duì)中發(fā)揮作用

構(gòu)建自動(dòng)化的最佳方式是什么？

找到最佳解決方案可能需要與負(fù)責(zé)日常管理手動(dòng)流程的團(tuán)隊(duì)密切合作。正是這些同事可以幫助您弄清楚以下內(nèi)容（可能還有更多）：

應(yīng)自動(dòng)執(zhí)行的單個(gè)任務(wù)以及將執(zhí)行這些自動(dòng)化的應(yīng)用應(yīng)在整個(gè)工作流中應(yīng)用的業(yè)務(wù)邏輯工作流自動(dòng)化的頻率（例如，實(shí)時(shí)與每周一次）當(dāng)數(shù)據(jù)或應(yīng)用出現(xiàn)特定錯(cuò)誤時(shí)如何做出回應(yīng)。

一旦你考慮了這些領(lǐng)域，你就可以開始評(píng)估自動(dòng)化工具（希望找到一個(gè)允許你實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的工具）。

您需要從工作流自動(dòng)化軟件中獲得什么

1.需要低代碼/無(wú)代碼

您根本無(wú)法依賴 IT 部門的少數(shù)員工來(lái)大規(guī)模構(gòu)建自動(dòng)化。這將導(dǎo)致大量積壓、員工不滿意，并最終導(dǎo)致企業(yè)業(yè)績(jī)不佳。

企業(yè)范圍的自動(dòng)化需要一種工具，該工具可以讓業(yè)務(wù)部門有機(jī)會(huì)在安全、完全受管控的環(huán)境中自行構(gòu)建集成和自動(dòng)化。

2. 它需要提供一個(gè)內(nèi)置的機(jī)器人框架

您的員工一如既往地在您的業(yè)務(wù)通信平臺(tái)上工作。

您的工作流自動(dòng)化軟件可以而且應(yīng)該通過(guò)使用平臺(tái)聊天機(jī)器人來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，這些聊天機(jī)器人可以在您的業(yè)務(wù)通信平臺(tái)和其他應(yīng)用程序之間進(jìn)行交互。

只有這樣，您的員工才能在他們的應(yīng)用程序中工作并自動(dòng)化他們的工作流程，而無(wú)需離開您的業(yè)務(wù)通信平臺(tái)。

3. 它需要提供預(yù)構(gòu)建的自動(dòng)化和連接器

為了幫助您和您的團(tuán)隊(duì)集思廣益并快速實(shí)施集成和自動(dòng)化，您的工作流自動(dòng)化工具應(yīng)提供預(yù)構(gòu)建的連接器，其中包含跨一系列流程的常用應(yīng)用和自動(dòng)化模板。

4.它需要脫離觸發(fā)器

通過(guò)使用觸發(fā)器來(lái)推動(dòng)應(yīng)用、團(tuán)隊(duì)和數(shù)據(jù)中的操作，你將更好地控制自動(dòng)化的發(fā)生時(shí)間。

例如，您可以設(shè)置一個(gè)實(shí)時(shí)觸發(fā)器，一旦預(yù)定義的事件發(fā)生，該觸發(fā)器就會(huì)立即觸發(fā)操作;或者，您可以使用計(jì)劃觸發(fā)器在預(yù)定義的時(shí)間點(diǎn)獲取業(yè)務(wù)事件，然后才執(zhí)行每個(gè)工作流。

使用數(shù)環(huán)通構(gòu)建變革性的工作流程自動(dòng)化

數(shù)環(huán)通是以集成為主導(dǎo)的自動(dòng)化領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)者，它提供了一個(gè)具有上述所有功能的平臺(tái)，以及無(wú)數(shù)其他功能。例如，該平臺(tái)還提供企業(yè)級(jí)運(yùn)行時(shí)，可確保您的集成和自動(dòng)化在組織規(guī)模擴(kuò)展時(shí)保持安全并平穩(wěn)運(yùn)行。

您可以通過(guò)與我們的自動(dòng)化顧問(wèn)安排演示來(lái)了解有關(guān)該平臺(tái)如何幫助您的組織的更多信息！