如何定義您的手動流程？

 

對手動流程進行分類和優先排序的最佳方式？

 

如何確定自動化這些流程的路徑，尤其是電子表格？

 

很有可能，企業中至少有一項關鍵任務流程依賴于電子表格，這是過去的主力。當然，電子表格是有其作用的，我們都在使用它。根據估計，超過1億人在工作中經常使用電子表格。電子表格在時間的推移下，已經作為重要工具融入了我們的職業生涯。現實情況是，電子表格并不會很快消失。盡管人工智能（如 ChatGPT）的進步，但電子表格仍然是易理解、可操作和交互式的。

 

在2023年，我們不應該還在依賴這些電子表格的數據來運行我們的業務、推動創新，并最終做出決定我們業務命運的決策。電子表格具有脆弱、維護不善、規模上不必要的復雜性、不安全、容易出錯、缺乏足夠的版本控制的劣勢。

 

總而言之，電子表格是一個有風險的業務。

 

你可能會反駁說：“但是他們有金子的細胞！然而，盡管您的黃金數據網格可能很有價值，但如果信息未連接到業務信息系統，那么這些洞察力也只能是黃鐵礦。電子表格是名副其實的數據孤島，數據被困在其范圍內會給企業帶來高昂的代價。

 

現在，您可以降低風險并從這些文件中提取總價值，為您的企業服務。

 

在本系列的第一部分中，我們介紹了流程成熟度階梯：

 

攀登最具挑戰性的階梯是第一步：消除手動流程。

 

手動處理業務流程不僅是煩人的，最壞的情況是財務的噩夢或競爭對手的機會。

 

2022 年，我們調研了近百家制造、零售行業的領導者。超過75%的人承認，他們至少有一半的流程是手動的。他們都感嘆想自動化它們，但并沒有推動，或者說難以做到。

 

現在，我們的目標是將手動流程轉換為自動化流程，前提是新流程比其前身有可衡量的改進。同樣重要的是，新流程不會比之前的流程產生更大的風險。

 

讓我們深入研究。

 

01 定義手動“流程”

 

也許您將流程、業務流程、工作流和算法視為同義詞。雖然它們非常相似，但我們會對它們進行一些區分。

 

有兩種類型的手動過程：模擬和數字。 兩者都創造了一種慣性，讓不變的公司在現代人工智能驅動的組織的互聯和自動化企業之后無助地搖擺不定。

 

 

手動模擬流程：

 

手動模擬流程將物理對象作為“輸入”并復制（創建傳真）、存檔（物理存儲）或數字化（邏輯存儲）。

 

在供應鏈中可以找到手動模擬過程的一些最佳示例。手寫發票、收據、提單或手寫填寫的模板表格。雖然這些紙質文件不像以前那樣普遍，但它們仍然大量存在。手動模擬過程效率低下，容易出錯，并增加風險，僅舉幾例。

 

有一些選項可以將手動模擬過程中這些笨拙、緩慢的偽數字化。不幸的是，數字化既不便宜也不快速。一種方法是手動輸入，另一種是掃描物理文檔并創建數字圖像，這些類型的處理需要人工參與。

 

下一級數字化是光學字符識別 （OCR） 軟件。它將字母圖像轉換為數字文本。最后，當前最先進的是智能文檔處理（IDP）。

 

OCR 使用機器學習來識別圖像中的字符，并使用分類器將其轉換為數字文本。IDP 使用 OCR 作為其內部流程的一部分。根據 IDP 技術的發展程度，該解決方案可能會使用現代機器學習或基于變壓器的 AI 模型來準備掃描數據的管道，以供數據庫、第三方應用程序、ERP 或各種企業信息系統使用。

 

無論手動模擬流程的類型如何，大多數公司都必須出于審計目的定義、記錄和維護它們，并在可預見的未來保留紙質文檔原件及其副本（數據）。

 

手動數字流程：

 

與模擬流程不同，手動數字流程源自軟件。用戶創建的數據以及程序員嵌入軟件的元數據都是數字化的。手動數字流程的典型示例是：電子表格以及CSV文件。 還有很多其他的例子，比如演示軟件、某些桌面軟件等等。但我們主要討論的是電子表格。

 

為什么要定位電子表格？因為如此多的公司在依賴于這些行和列的數據的流程上運行一個或多個任務關鍵型系統——甚至可能是他們的整個業務。如果您的企業要保持競爭力，就必須停止這種依賴，并不是說停止使用電子表格，而是應該盡可能停止在這上面運行業務流程。

 

02 流程收集：清點、分類和合理化

 

想要確保業務長期發展嗎？重復這個口頭禪：AI or Die。另外，停止在電子表格上運行您的業務。

 

手動流程會減慢業務速度、產生風險、引入錯誤并表現出許多其他負面影響。為了克服這些責任，現在就開始自動化。如今，運行業務的手動流程越多，當您的所有競爭對手都使用人工智能時，改變它們的難度就越大——毫無疑問：他們都將使用人工智能。

 

 

 

第一步是清點您的手動流程，以便您可以自動化它們并為它們注入智能。確定您的關鍵任務手動數字流程。這可能是一個繁瑣的過程，但這是必要的。需要向內部相關團隊索取每個流程的清單。

 

接下來，在我們的框架中將您的業務流程分類并確定其優先級到其適當的存儲桶中（請參閱上面的流程成熟度階梯圖）。將手動過程分為模擬和數字類別。與分析師合作，使用風險、 收入或成本等屬性進一步對流程進行分類。 此外，應用業務關鍵性、任務關鍵性、利益干系人一致性和依賴關系的程度。 對于依賴關系，請映射有多少其他進程依賴于從該進程派生的數據。

 

最后，合理化流程。重新思考它們，就好像你可以分配新的目標一樣。了解您業務中運行的每個流程，然后問自己：這個過程對我們來說是好的嗎？ 您可能需要與顧問一起投資。規劃未來是困難的，而且可能成本高昂。但是，問問你的利益相關者，風險是否值得付出代價。

 

讓我們考慮一些您的企業可能使用電子表格的流程示例。我們現在將保留這些示例作為簡要描述，但您將如何對這些流程進行清點、分類、優先排序和合理化？

 

1.預算和財務規劃： 用于創建詳細的財務模型、預測收入和支出、跟蹤預算績效和生成財務報告的流程。

 

2.庫存管理：跟蹤庫存數量，監控庫存水平，并生成庫存變動報告。

 

3.銷售預測：根據歷史數據、趨勢和其他因素幫助預測未來的銷售和收入。這指導企業規劃未來的增長并相應地調整其銷售策略。

 

4.項目管理：跟蹤時間表、預算和資源。這有助于企業同時管理多個項目，并確保項目在預算范圍內按時完成。

 

5.人力資源管理：管理員工數據，包括聯系信息、工資、福利和績效評估。這些信息有助于圍繞晉升、加薪和其他人事事項做出決策。

 

6.客戶關系管理：管理客戶數據，包括聯系信息、銷售歷史記錄和客戶反饋。這些信息可以幫助企業改善客戶服務，識別銷售機會，并生成有關客戶活動的報告。

 

7.數據分析：分析數據、生成報告和創建可視化效果。這可以幫助企業就銷售、營銷和其他業務活動做出明智的決策。

 

8.薪資處理： 管理員工工資單數據，包括工作時間、扣除額和稅款。此信息可以幫助計算員工薪水并生成有關工資支出的報告。

 

9.費用管理： 跟蹤業務費用，包括差旅費用、辦公用品和設備采購。此信息可用于監視支出、跟蹤預算和生成有關支出活動的報告。

 

10.采購和供應鏈管理：管理采購和供應鏈數據，包括供應商信息、采購訂單和庫存水平。這可以簡化采購流程，優化供應鏈績效并降低成本。

 

你能想到其他例子嗎？

 

也許這些流程在您的業務中都不依賴于電子表格。但是，在您的企業流程中肯定潛伏著電子表格。找到它們。盤點，將它們分類為手動模擬或數字，按利益相關者權衡它們的優先級，弄清楚有多少其他過程依賴于它們，看看它們是否可以轉換或合理化。

 

電子表格是薄弱環節，隨著 2023 年的進展，多模態生成 AI 應該使這個過程更有效率。

 

現在，讓我們將該電子表格轉換為應用程序。

 

03 從電子表格到數據庫

 

 

您的電子表格是一個數據存儲。但是，應用程序無法以編程方式輕松訪問其中的數據。讓我們解決這個問題。

 

第一步是將電子表格放入適當的數據庫中。該數據庫是關系數據庫、對象數據庫、文檔數據庫、鍵：值數據庫、時間序列數據庫還是其他數據庫，取決于要存儲的數據類型以及其他應用程序使用的數據類型。

 

要知道的關鍵是，數據庫中的數據可以更容易地從一個地方流向另一個地方。可以使用企業數據管道自動執行數據流的過程。

 

將電子表格轉換為數據庫時需要考慮許多因素，我們將保持簡單，只列出一些潛在的項目：

 

1. 列更換頻率

2. 工作簿或電子表格中的工作表數量

3. 邏輯是什么（單元格內的公式）

4. 邏輯依賴關系

5. 目標基數度（數據庫中的唯一值--性能因素）

 

這是一個簡化的轉換。許多因素需要仔細考慮。簡單來說，轉換電子表格中的列標題可以一對一映射到關系數據庫中的表標題。無論如何，任何實施都應涉及專業服務和適當的咨詢。

 

當然，電子表格的復雜性和對業務的相應關鍵程度可能意味著一個冗長的項目。短期內的痛苦在長期內是值得的。通過將電子表格大修為數據庫格式，消除了孤島，隨之而來的自動化可以大大降低手動版本帶來的風險。

 

自動化有很多好處。但在自動執行任何手動流程之前，您必須了解原樣狀態，定義所需的未來狀態并分析差距。例如，如果您的手動流程是多余的，則自動化版本可能會陷入無限循環，花費時間和金錢，并加劇風險。

 

一個合理的流程和從手動到自動化流程（從電子表格到數據庫）的深思熟慮的轉換是邁向人工智能就緒型企業的一大步，也是遠離建立在孤立和風險文件上的公司的一大步。

 

然后，您將準備好將電子表格改造（和其他流程）擴展到其他數據服務中，當您從 AI 就緒型企業爬上到 AI 型企業的階梯時，這些服務通過自動化開放。

 

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